Секретарь берет бумажный документ, идет в кабинет начальника и кладет документ руководителю на стол, привлекая при этом внимание босса к бумажке. Эта нехитрая процедура нашла свое отражение в системе электронного документооборота Detrix в виде действия Уведомление. Данное действие используется для передачи сообщения пользователю о наличии документа, требующего его внимания. Сообщение передается посредством почтовой службы системы. Результатом выполнения действия является электронное письмо, отправленное пользователю. В теле письма присутствует гиперссылка на документ, из которого было выполнено действие. Если у пользователя настроена пересылка внутренних сообщений на внешний почтовый сервер, то письмо будет отправлено и на соответствующий почтовый адрес Интернета. Одновременно с получением сообщения пользователь получает и права доступа к документу.
Действие имеет ряд параметров, оперируя которыми администратор может изменить его поведение:
- Показывать окно действия. Если установить Да, то при нажатии на кнопку действия пользователь увидит окно, в котором он сможет выбрать пользователя-адресата из Структуры, ввести сопроводительный текст уведомления, а при необходимости еще и файл прикрепить.
- Адресат . Параметр позволяет администратору определить сотрудника (сотрудников, подразделения), которым будет направлено уведомление. Для определения адресата можно использовать любое поле документа и тогда уведомление будет отправлено тому, кто будет указан в соответствующем поле документа. Также можно указать адресата, непосредственно выбрав его из Структуры, либо выбрать Группу (из системного справочника Группы) или использовать одну из двух переменных: АВТОР или ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ. Первая соответственно подразумевает автора документа, а вторая того пользователя, который выполняет действие.
Очевидно, что, если окно действия не показывается или действие запускается через Маршрут, для успешного исполнения Уведомления необходимо заполнить этот параметр. - Текст. При необходимости администратор может определить текст, который будет включен в тело почтового сообщения — уведомления.
- Переместить на. Если заполнить данный атрибут, то после выполнения действия документ будет перемещен на соответствующее количество точек маршрута (при положительном значении параметра — вперед, при отрицательном — назад).
Если Уведомление запускается через Маршрут, становятся доступны два дополнительных параметра:
- Тип уведомления . Возможны варианты параллельного и последовательного уведомлений. Последовательный вариант предписывает действию следующее поведение. Если в качестве адресатов Уведомления указано несколько сотрудников, вначале уведомляется первый. Второй сотрудник уведомляется в том случае, если первый выполнит ожидаемое действие Маршрута. Таким же образом происходит и с остальными сотрудниками-адресатами. При параллельном уведомлении происходит обычное уведомление сразу всех адресатов.
В качестве значения параметра может выступать значение логического поля. - Отправлять уведомление от имени . Параметр позволяет переопределить имя отправителя почтового сообщения действия. По умолчанию Уведомление, запускаемое через маршрут, отправляется от имени самой системы. Можно изменить отправителя на автора документа или пользователя, открывшего документ и тем самым запустившим контекст выполнения маршрута документа.