Типовая конфигурация

Система Дóкви является платформой, на которой можно конфигурировать разнообразные решения (типы документов). В состав дистрибутива входит наша типовая конфигурация — стартовый набор неких усредненных решений. После установки системы, у вас будет установлена свежая версия конфигурации. Но в будущем при обновлении системы конфигурация не обновляется. Между тем, мы постоянно развиваем и совершенствуем типовую конфигурацию. Если вы захотите посмотреть на последнюю версию наших трудов, ее можно обновить вручную.

Перед обновлением конфигурации учтите, что все изменения, внесенные вами в типы документов и журналы типовой конфигурации в процессе обновления будут утеряны! Ваши собственные типы документов и журналы затронуты не будут. Возможно, лучшим решением будет установка тестового сервера Дóкви, на котором можно будет без риска обновлять конфигурацию, чтобы потом выгружать на «боевой» сервер необходимые типы документов.

Загрузить конфигурацию (версия 20.2)

Для обновления скачайте файл конфигурации, который затем загрузите в свою систему при помощи сервиса «Перенос конфигурации».

Ниже приводится описание типовой конфигурации.

Структура

Структура предназначена для отображения штатного расписания организации. Структурные документы делятся на два типа: документ сотрудника и документ подразделения. В журнале «Структуры» на основе документов подразделений выстраивается иерархическое дерево.

Сотрудник

Нового сотрудника можно создать при помощи кнопки «Новый сотрудник» через журнал структуры (меню «Справочники»).

В документе сотрудника имеются следующие поля:

  • Сотрудник. Здесь необходимо выбрать человека, который занимает данную позицию. Если позиция является вакантной поле можно оставить пустым. Выбор осуществляется из справочника сотрудников. Если нужно сотрудника в справочнике не будет, его можно создать прямо из окна журнала при помощи кнопки «Новый сотрудник».
  • Должность. Здесь выбирается должность из одноименного справочника. Поле обязательно для заполнения.
    После сохранения документа на основе полей «Сотрудник» и «Должность» формируется т. н. «Отображаемое имя» «Структуры». Это имя будет использоваться в других документах для выбора сотрудника. Поэтому, по умолчанию, отображаемое имя должно иметь уникальное значение, что накладывает некоторые ограничения на выбор значений для полей «Сотрудник» и «Должность». В разделе Настройки будет описано как управлять этой уникальностью.
  • Подразделение. Еще одно обязательное для заполнения поля, в котором необходимо выбрать соответствующий документ-подразделение «Структуры».
  • Роли подписанта, согласующего, адресата. Роли определяют возможность выбора сотрудника в качестве подписанта, согласующего или адресата (адресата во внутреннем документе).
  • Учетная запись. Настройки логина, пароля и пр. определяются в еще одном справочнике - «Учетная запись». Здесь следует выбрать соответствующий документ из этого справочника.
  • Порядок сортировки. По этому полю осуществляется сортировка документов в журнале — чем меньше значение этого поля, тем выше будет находиться документ.

Таким образом, документ сотрудника «Структуры» включает ссылки на три отдельных справочника: «Сотрудник», «Должность», «Учетная запись». Причем учетная запись может быть выбрана для нескольких структурных документов, обеспечивая тем самым реализацию совмещения должностей (такой сотрудник организации, войдя в систему, сможет выбирать в профиле должность — структурную позицию, - под которой он планирует поработать). Использование отдельного справочника для сотрудников (людей) позволяет сохранять данные уволенных сотрудников, - когда сотрудник увольняется из организации, достаточно удалить его из поля «Сотрудник» соответствующего документа «Структуры», не удаляя при этом документ «Структуры».

«Структура» повторяет штатное расписание организации, и удаление документов из нее следует выполнять только в том случае, если изменяется штатное расписание. Увольнение сотрудника не должно сопровождаться удалением документа из «Структуры», чтобы новый сотрудник, занявший вакансию, получил доступ ко всем документам, с которыми работал его предшественник.

Ну а использование отдельного справочника для должностей позволяет вести отдельный классификатор должностей, чтобы не вводит их всякий раз вручную.

Кстати, из меню «Справочник» помимо «Структуры» можно открыть журналы «Сотрудники», «Должности» и «Учетные записи», где можно управлять соответствующими объектами. А администратор системы может расширить, например, справочник «Сотрудник», добавив в него недостающие поля, которые могут понадобиться кадровой службе.

Подразделение

Документ подразделения создается из журнала «Структуры» кнопкой «Новое подразделение».

Для подразделения необходимо заполнить:

  • Название подразделения (обязательно). Для корневого подразделения выбирается само подразделение.
  • Родительское подразделение (обязательно).
  • Руководителя подразделения.
  • Порядок сортировки, определяющий положение документа в журнале «Структуры».

Справочник «Сотрудники»

Фактически, «Сотрудники» - это справочник физических лиц, работающих (работавших) в организации.

В справочнике имеются следующие поля:

  • Фамилия (обязательно для заполнения).
  • Имя (обязательно для заполнения).
  • Отчество.
  • Идентификационный номер налогоплательщика.
  • Пол.
  • Дата рождения.
  • Образование.
  • Паспорт.
  • Адрес проживания.
  • Номер телефона.
  • Дополнительные сведения.

При необходимости, администратор может расширить приведенный перечень полей (как данного типа документа, так и любого иного), изучив документацию к системе.
После сохранения документа в справочнике «Сотрудник» ему автоматически присваивается табельный номер (эту возможность можно отключить в настройках).

Справочник «Должности»

Данный справочник представляет собой классификатор должностей и содержит два поля: название должности и ее описание.

Справочник «Учетные записи»

Для входа в систему каждому пользователю необходима учетная запись, которая определяется в этом справочнике. Для работы в системе учетная запись пользователя должна быть связана хотя бы с одним документом «Структуры» (если у пользователя несколько должностей (совмещение), таких документов может быть несколько). Кстати, эта связь осуществляется со стороны соответствующего документа «Структуры».

Документ учетной записи содержит следующие поля:

  • Логин пользователя для входа в систему. При включенной интеграции с Active Directory логин должен совпадать с UPN соответствующего пользователя.
  • Пароль пользователя. При включенной интеграции с Active Directory данный пароль не используется.
  • Электронная почта пользователя, на которую, при включенной интеграции с электронной почтой, будут отправляться уведомления.
  • Администратор. Если установить признак администратора, пользователь получит доступ к панели администратора.
  • Состояние. Можно отключить учетную запись, не удаляя ее, установив блокированное состояние, чтобы пользователь потерял возможность работать в системе.

Настройки

Администратору на вкладке «Настройки» типа документа «Структура» доступны следующие поля:

  • Формат отображаемого имени. Во всех документах типовой конфигурации в ссылочных полях на «Структуру» (поля подписантов, адресатов, согласовантов и пр.) в качестве отображаемого имени ссылок используется поле «Структуры» «Отображаемое имя». Это поле заполняется автоматически на основе выбранного сотрудник и / или должности. В данном настроечном поле определить формат, выбрав его из нижеследующих: ФИО полностью, Фамилия + инициалы, ФИО полностью + должность в скобках, Фамилия + инициалы + должность в скобках. После изменения формата все документы «Структуры» автоматически изменят поле «Отображаемое имя».
  • Код подразделения и код сотрудника позволяют отличить документы сотрудников от документов подразделений. Данные поля не следует изменять!

В типе документа «Сотрудник» доступны следующие настройки:

  • Табельный нумератор. После сохранения нового сотрудника ему присваивается табельный номер, формируемый на основе этого нумератора. Как правило, данная настройка не изменяется.
  • Автонумерация табельных номеров. По умолчанию, табельный номер сотрудника формируется автоматически. Если отключить эту настройку, то в форме документа появится возможность ввести табельный номер вручную.

Внутренний документ

Внутренний документ (служебная записка) предназначен для использования внутри организации для обмена информацией между структурными подразделениями.

Создание

Создавая внутренний документ, автор заполняет следующие поля:

  • Заголовок документа — строка, кратко описывающая содержимое документа.
  • Файлы. При необходимости можно прикрепить один или несколько файлов.
  • Содержание документа.
  • Согласование. При необходимости автор может определить процесс согласования через эту таблицу.

    Для каждой строки таблицы согласования определяются:
    • Согласующие. Они все получат документ одновременно, то есть будут согласовывать его параллельно. В качестве согласующего можно выбрать только тех сотрудников, у которых в «Структуре» включена роль согласующего.
    • Реакция на несогласие. Если кто-то из согласующих выразит несогласие, документ может быть возвращен автору на доработку, либо продолжить процесс.
    • Уведомление автору после каждого согласования.
      Чтобы создать последовательное согласование, для каждого согласующего (группы согласующих) нужно создать отдельную строку. Таким образом можно создавать сложные схемы смешанного согласования: для параллельного согласования выбирать согласующих в одной строке, для последовательного — в разных строках.
  • Подписант. Если необходимо, чтобы внутренний документ подписал руководитель подразделения, можно выбрать его в этом поле (выбрать можно только тех сотрудников, у которых в «Структуре» установлена роль подписанта). Подписант может остаться незаполненным.
  • Адресат — как правило, руководитель смежного структурного подразделения, которому будет направлен данный внутренний документ (для выбора доступны только сотрудники «Структуры» с установленной ролью адресата). У адресата будет возможность создания поручений на основе этого документа и его закрытия.

Помимо его содержимого, определяет согласующих (при необходимости), подписанта (как правило, руководителя своего подразделения; можно не указывать, если подпись не нужна) и адресата — как правило, руководителя смежного подразделения, которому будет направлен документ.

После сохранения внутреннего документа, он отображается в личном кабинете автора в категории «Создание». Автору на панели действий документа доступны следующие кнопки:

  • Изменить — для изменения документа.
  • Удалить — для удаления документа.
  • Отправить — для отправки документа по маршруту.

После отправки документа по маршруту, он удаляется из личного кабинета автора, т.к. работа автора по документу завершена, если только он (документ) не будет отклонен в ходе согласования или подписания. В этом случае автор получит уведомление об отклонении, и в документе ему снова будут доступны эти три кнопки.

Согласование

Если автор не заполнил таблицу согласования, документ направляется сразу на подписание (если выбран подписант) или на рассмотрение адресату (если подписанта нет). Таблица согласования может содержать несколько строк. В каждой строке может быть несколько согласующих, которые одновременно получают уведомления на документ для согласования. Строки таблицы согласования работают последовательно — согласующие каждой следующей строки приступают к работе после завершения работы согласующих их предыдущей строки.

Согласующие получают уведомление на документ, и он появляется в их личном кабинете в категории «Согласование». Согласующим доступна кнопка «Согласовать», после нажатия на которую открывается диалоговое окно, в котором они могут согласиться или не согласиться с документом, добавить комментарий и прикрепить файлы при необходимости. После согласования документ удаляется из личного кабинета.

Подписание

Если автор выбрал подписанта, документ направляется к нему на подпись. Подписанту доступна кнопка для подписания, открывающая диалоговое окно, в которой можно подписать или отклонить документ, добавить комментарий и / или файл. Неподписанный документ будет находиться в личном кабинете подписанта, и будет удален оттуда после подписания.

Рассмотрение

На рассмотрении документ оказывается после подписания (если выбран подписант), или согласования (если заполнена таблица согласования, но не выбран подписант), или сразу после отправки документа в работу (если нет ни согласующих, ни подписанта). Здесь первым делом документу присваивается регистрационный номер и устанавливается его дата. После чего внутренний направляется адресату.

Адресату, который будет рассматривать документ, доступны кнопки для создания поручения (для делегирования исполнения документа своим подчиненным, причем, в поручении можно выбрать автозакрытие внутреннего документа после исполнения поручения) и закрытия внутреннего документа (если адресат решит сделать это собственноручно). Пока документ не будет закрыт, он будет находиться в личном кабинете адресата.

Настройки

Администратору на вкладке «Настройки» типа документа «Внутренний» доступны следующие поля:

  • Префикс регистрационного номера, определяющий начало номера, например, Вн-
  • Нумератор. При регистрации (см. действие «Регистрация» на точке маршрута «Инициализация рассмотрения») используется содержимое этого поля.
  • Постфикс регистрационного номера, определяющий окончание номера. Например, в номере Вн-1/Д, Вн- - префикс, 1 — нумератор, а /Д — постфикс.
  • Количество дней для создания / согласования / подписания / рассмотрения. На основе этих количеств формируются даты исполнения документа, которые записывают в личный кабинет. Например, по умолчанию, для согласования отводится 5 дней, поэтому, если документ поступил на согласование 9 сентября, в личном кабинете согласующего будет установлена дата ожидаемого исполнения — 14 сентября. Кстати, если согласование последовательное, для каждого последовательного этапа одинаковое количество дней (5 дней по умолчанию).

Если необходимо, чтобы подписант заполнялся всегда, нужно установить атрибут «Обязательно для заполнения» в поле «Подписант» (на вкладке «Поля» типа документа «Внутренний»).

Если в качестве адресатов могут часто встречаться не только руководители смежных подразделений, но и рядовые сотрудники (горизонтальный документооборот), можно отключить необходимость роли адресата. Для этого необходимо в поле «Адресат» (на вкладке «Поля» типа документа «Внутренний») на вкладке «Форма» в таблице фильтров удалить строку с записью «Роль Адресат» = «1».

Платные модули

Внутренний документ использует следующие платные модули:

Входящий документ

Работа с поступившими извне документами осуществляется через пункт меню «Документы» / «Входящие документы».

Создание

При создании входящего документа необходимо заполнить следующие поля:

  • Заголовок для быстрой идентификации документа в будущем.
  • Корреспондент, который отправил данный документ. Выбор осуществляется из справочника, в котором можно, при необходимости, добавить нового корреспондента.
  • Исходящий номер и дата поступившего документа.
  • Адресат — подразделение организации и ответственное лицо из этого подразделения, которое рассмотрит входящий. В качестве ответственного по умолчанию устанавливается руководитель выбранного подразделения.
  • Срок рассмотрения входящего документа.
  • Файлы отсканированного входящего документа.

Все поля, за исключением номера и даты исходящего документа корреспондента, обязательны для заполнения.

После сохранения документа его автор может изменить, удалить или отправить входящий в работу. Пока документ не отправлен в работу или не удален, он находится у автора в личном кабинете.

Рассмотрение

После отправки входящего документа автором в работу, ответственное лицо получает уведомление и в течение отведенного срока рассмотрения должно провести необходимые мероприятия по документу. Чтобы это лицо не забыло про этот и другие документы, все входящие, находящиеся у него на рассмотрении, помещаются в его личный кабинет, в категорию «Рассмотрение» с указанием даты окончания рассмотрения. Ответственное лицо может делегировать исполнение работ по документу своим подчиненным, создав «Поручение», в котором, при желании, может выбрать опция автозакрытия входящего документа после выполнения поручения, или самостоятельно закрыть документ при помощи соответствующей кнопки.

Справочник «Корреспонденты»

Справочник корреспондентов организации содержит следующие поля:

  • Название (имя) корреспондента.
  • Тип: физическое или юридическое лицо.
  • Вид корреспондента — выбирается из справочника «Виды корреспондентов».
  • Полное наименование корреспондента.
  • Налоговый регистрационный номер корреспондента.
  • Страна резидентства контрагента.
  • Контакты — таблица, в которой можно указать почтовый адрес корреспондента, его телефоны, адреса электронной почты и веб-сайтов.
  • Контактные лица корреспондента. Выбираются из справочника «Сотрудники корреспондента».
  • Счета корреспондента, в которых вводится номер счета и выбирается банк из справочника «Банки».
  • Файлы, например, отсканированные документы корреспондента и пр.
  • Дополнительная информация, не нашедшая отражения в перечисленных выше полях.

Справочник «Виды корреспондентов»

Справочник содержит два поля: название (например, Государственные органы) и описание.

Справочник «Сотрудники корреспондента»

Справочник сотрудников корреспондента — это список сотрудников, с которым осуществлялось или осуществляется взаимодействие. В справочнике имеются следующие поля:

  • ФИО сотрудника.
  • Корреспондент (справочник «Корреспонденты»).
  • Должность.
  • Телефоны.
  • Электронная почта.
  • Файлы.
  • Комментарий.

Справочник «Банки»

Справочник банков имеет следующие поля:

  • Название банка.
  • Страна банка. Выбирается из справочника стран.
  • БИК.

Находится в меню «Справочники» / «Разное».

Справочник «Страны»

Справочник содержит одно поле — название страны. Находится в меню «Справочники» / «Разное».

Настройки

Через Администрирование / Типы документов / Входящий документы / Настройки доступны следующие параметры для настройки:

  • Префикс регистрационного номера. Часть номера, предшествующая нумератора. Может отсутствовать.
  • Нумератор. Порядковый номер. Автоматически увеличивается после регистрации очередного входящего документа.
  • Постфикс регистрационного номера. Необязательная часть номера после нумератора.
  • Количество дней для создания. На основе этого количества устанавливается дата в личном кабинете автора документа, до наступления которой он должен либо отправить документ в работу либо удалить его.
  • Количество дней для рассмотрения. На основе этого количества рассчитывается время закрытия документа, записываемое в личный кабинет ответственного лица для рассмотрения входящего документа.

Платные модули

Входящий документ использует следующие платные модули:

Договор

Работа с договорами осуществляется через пункт меню «Документы» / «Договоры». Описываемый далее договор является универсальным и может использоваться как для оказания услуг (покупки имущества), так и получения.

Создание

Форма создания договора содержит следующие поля:

  • Заголовок для быстрой идентификации документа в будущем.
  • Контрагент, с которым заключается договор. Выбор осуществляется из справочника, в котором можно, при необходимости, добавить нового корреспондента.
  • Ответственный — подразделение организации и сотрудни этого подразделения, отвечающий за исполнение договора.
  • Файлы отсканированного договора.
  • Содержание. Можно ввести краткое описание договора или просто ввести его текст в это поле вместо прикрепления файлов.
  • Согласование. При необходимости автор может определить процесс согласования через эту таблицу (см. описание настройки согласования во внутреннем документе).
  • Подписант договора.
  • Оплата по договору: вид оплаты (с предоплатой или без) и сумма.

Все поля, за исключением файлов и таблицы согласования, обязательны для заполнения.

После сохранения документа его автор может изменить, удалить или отправить договор в работу. Пока документ не отправлен в работу или не удален, он находится у автора в личном кабинете.

Согласование

Процесс согласования договора идентичен согласованию внутреннего документа.

Согласование с контрагентом

На этом этапе ответственному сотруднику необходимо согласовать договор с контрагентом (сотрудник получает уведомление, а договор появляется в его личном кабинете). Результаты этого согласования фиксируются в диалоговом окне кнопки «Согласование с контрагентом», в котором можно выбрать варианты «Согласен» или «Не согласен», добавить сопроводительный текст и, при необходимости, прикрепить файлы. В случае несогласия контрагента договор переводится в состояние отклонения, где автор может удалить документ или доработать и снова отправить на согласование.

Подписание

После успешного согласования, договор направляется на подпись. Подписант получает уведомление, договор записывается в его личный кабинет, и ему становится доступна кнопка для подписания, открывающая диалоговое окно, в которой можно подписать или отклонить документ, добавить комментарий и / или файл. Неподписанный документ будет находиться в личном кабинете подписанта до тех пор, пока тот не подпишет его или не откажет в подписи. В случае отказа в подписи договор переводится в состояние отклонения, и автор может его удалить или доработать и отправить на повторное согласование.

Предоплата

При наличии предоплаты после подписания договор оказывается в этом состоянии. Бухгалтеры (указанные в настроечном поле «БУХГАЛТЕРЫ», см. вкладку «Настройки» в типе документа «НАСТРОЙКИ») получают уведомление на этот договор (он также записывается в их личный кабинет). В договоре им доступна кнопка «Предоплата получена», которую они должны нажать после поступления (осуществления) оплаты. В диалоговом окне этой кнопки необходимо ввести полученную сумму.

Подготовка к исполнению

Ответственный по договору сотрудник снова получает уведомление на договор (и видит его в своем личном кабинете) для определения даты исполнения договора согласно его текста. Ему доступна кнопка «Определить дату», после нажатия на которую показывается диалоговое окно, в котором можно выбрать дату исполнения договора, после сохранения которой документ переходит в состояние исполнения.

Исполнение

Состояние договора и дата исполнения обновляются в личном кабинете ответственного сотрудника. Ответственный сотрудник может создать поручение по договору. По окончании исполнения договора ему необходимо нажать на кнопку «Договор выполнен».

Оплата по договору

Если сумма предоплаты не покрыла всей стоимости договора, документ оказывается в данном состоянии. Бухгалтеры (указанные в настроечном поле «БУХГАЛТЕРЫ», см. вкладку «Настройки» в типе документа «НАСТРОЙКИ») получают уведомление на этот договор (он также записывается в их личный кабинет), в котором после поступления (осуществления) оплаты должны нажать на кнопку «Оплата». В диалоговом окне этой кнопки необходимо ввести полученную сумму. Допускается ввод частичных сумм, если оплата осуществляется не единовременно, и до тех пока, пока размер оплаты не достигнет договорной, документ будет оставаться в данном состоянии. После того как договор будет оплачен, он перейдет в состояние «Выполнено».

Настройки

Через Администрирование / Типы документов / Входящий документы / Настройки доступны следующие параметры для настройки:

  • Префикс регистрационного номера. Часть номера, предшествующая нумератора. Может отсутствовать.
  • Нумератор. Порядковый номер. Автоматически увеличивается после регистрации очередного договора.
  • Постфикс регистрационного номера. Необязательная чЧасть номера после нумератора.
  • Количество дней для создания. На основе этого количества устанавливается дата в личном кабинете автора документа, до наступления которой он должен либо отправить документ в работу либо удалить его.
  • Количество дней для создания / согласования / согласования с контрагентом / предоплаты / подписания / определения даты исполнения договора. На основе этих количеств формируются даты исполнения документа, которые записывают в личный кабинет. Например, по умолчанию, для согласования отводится 5 дней, поэтому, если документ поступил на согласование 9 сентября, в личном кабинете согласующего будет установлена дата ожидаемого исполнения — 14 сентября. Кстати, если согласование последовательное, для каждого последовательного этапа одинаковое количество дней (5 дней по умолчанию).

Платные модули

Договор использует следующие платные модули:

Управление складом

Управление складом доступно, начиная с 16-й версии типовой конфигурации Doc-v. Описанное далее является некоей усредненной реализацией, не включающее большое количество деталей, чтобы администратор конфигурации мог легко разобраться в описываемых типах документах, и, при необходимости, доработать их под собственные нужны (см. раздел Реализация). Управление складом включает следующие документы:

  • Движение ТМЗ (меню «Склад») — приход на склад, списание со склада, перемещение между складами.
  • Отчет по складу (меню «Склад»), содержащий данные по количеству прихода и расхода всех ТМЗ на выбранном складе на заданный период, остаток на складе на конец периода и детализацию по перемещению с отчетного склада на другие склады (при наличии таких операций) Все столбцы отчета (кроме ТМЗ и Остатка) имеют детализацию — при нажатии на соответствующую ячейку отображаются документы, на основе которых было сформировано значение в этой ячейке отчета.
  • Отчет по остаткам ТМЗ на заданном складе на заданную дату (меню «Склад»).
  • Справочник ТМЗ (меню «Справочники / Склад») с историей движения ТМЗ.
  • Справочник складов (меню «Справочники / Склад») с отображением остатков на текущий момент времени.
    • Справочник типов складов (меню «Справочники / Склад»).

Справочник "Склады"

Управлять можно неограниченным количеством складов разных типов. Если ваша организация занимается реализацией трикотажа и фруктов имеет смысл использовать разные типы складов для хранения таких разных товарно-материальных запасов. Типы складом определяются в справочнике «Типы складов» (меню «Справочники / Склад»).

Перед определением типа склада, необходимо вначале создать справочник, который будет хранить соответствующие ТМЗ («Трикотажные изделия», «Фрукты»). Такой справочник (далее будем именовать его справочником ТМЗ) может содержать любое необходимое количество полей, но некоторые поля в нем должны быть обязательно. Вот эти поля:

  • Наименование ТМЗ
  • Штрих-код ТМЗ
  • Артикул ТМЗ
  • Количество ТМЗ (остаток на складе; если складов несколько, и хочется видеть остаток ТМЗ на каждом складе, необходимо столько полей количества, сколько имеется складов)
  • Поле покупной цены
  • Поле цены продажи
  • Вес (на текущий момент не используется)

При создании типа склада, в нем выбирается соответствующий справочник ТМЗ и устанавливаются его поля.

После создания типа склада необходимо создать склады этого типа через справочник «Склады» (меню «Справочники / Склад»).

Для склада указываются:

  • Его наименование
  • Тип
  • Поле Количество. Если поле не указано, то будет использоваться соответствующая настройка из типа справочника. Однако, если складом больше, чем один, необходимо выбрать тут поле, созданное в справочнике ТМЗ специально для этого склада (в противном случае в поле количество в справочнике ТМЗ будет некорректное значение)
  • Кладовщики (это поле используется в документе «Движение ТМЗ» для определения наличия права у пользователя для проведения операции по складу)

Справочник "Движения ТМЗ"

В меню «Склад» доступен журнал «Движения ТМЗ».

Все операции по складу осуществляются из этого журнала. Всего операций три: приход (покупка у поставщика), перемещение (со склада на склад внутри организации) и списание со склада (например, убытие ТМЗ из организации, или передача на баланс в другое подразделение).

Приход ТМЗ

Документ прихода ТМЗ включает следующие поля:

  • Поставщик (справочник «Контрагенты»)
  • № и дата накладной
  • Блок поля хранилища, включающий:
    • Время операции
    • Склад поступления
    • Поле для ввода штрих-кода (вручную или сканером; после ввода кода система автоматически ищет соответствующий код в справочнике ТМЗ и в случае успешного результата, добавляет новую строку в таблицу ТМЗ (если этого ТМЗ еще нет в таблице) или увеличивает количество на единицы (если ТМЗ уже есть в таблице)).
    • Таблица ТМЗ. Заполнение этой таблицы возможно как вручную, так и через описанное выше поля штрих-кода. Можно добавлять новые строки и изменять существующие. Таблица состоит из столбцов:
      • Название ТМЗ (выбирается из справочника ТМЗ)
      • Штрих-код (автоматически загружается из справочника ТМЗ, нельзя изменить)
      • Артикул (автоматически загружается из справочника ТМЗ, нельзя изменить)
      • Цена (покупки)
      • Количество

После сохранения документа движения вы не увидите каких-либо изменения на складе, или в справочнике ТМЗ, или в отчетах, до тех пор пока не проведете документ при помощи соответствующей кнопки (предусмотрена возможность отмены операции проведения).

Перемещение ТМЗ

Документ перемещения идентичен документу прихода, кроме отображения поставщика (его нет) и необходимости выбора склада списания и склада прихода.

Списание ТМЗ

Этот документ самый простой. В нем выбирается склад списания и те же параметры, которые были описаны для операции прихода ТМЗ.

Реализация

В этом разделе приведено краткое описание реализации описанного управления складом. Приведенные здесь знания помогут администратору системы изменять работу складу необходимым для его организации образом.

Основные функции управления складом сосредоточены в поле типа «Хранилище», которое находится в типе документа «Движение ТМЗ». Здесь определяются следующие настройки:

  • Тип операции (приход, списание, перемещение) определяется содержимым поля «Операция» (чтобы использовать одно поле типа «Хранилище» для разных операций). Это поле находится по соседству с полем «Хранилище» и является полем типа «Список» из значений 1, 2, 3, где 1 соответствует операции прихода, 2 — списания, а 3 — перемещения (эти значения запрограммированы в поле типа «Хранилище» и изменять их нельзя). Обратите внимание, что поле «Операция» имеет ограничение на редактирование (вкладка «Атрибуты», где в качестве тех, кто имеет право на редактирования выбрано само поле «Операция», и, поскольку это поле не может содержать идентификаторы «Структуры» никто не может изменять это поле), поэтому, хотя поле и размещено в шаблоне формы, пользователи не могут его изменять.
    Если открыть кнопки журнала «Движения ТМЗ», то можно увидеть, что все различие между кнопками «Приход», «Перемещение» и «Списание» заключается в значении, которое устанавливается в поле «Операция» создаваемого движения, что в свою очередь приводит к установке соответствующей операции поля «Хранилище».
  • Время операции может изменяться пользователем. Если в вашей организации все документы вводятся вовремя, и возможность ввода данных на склад «задним числом» не нужна, можно заменить значение на «устанавливается автоматически при проведении», чтобы время появления ТМЗ на складе соответствовало времени реального проведения операции.
  • Проведение операции осуществляется через метод проведения (чуть ниже мы рассмотрим, где запускается этот метод). Это сделано для того, чтобы у пользователя была возможность проверить введенные данные и, при необходимости, подкорректировать их, прежде, чем они отобразятся на складе.
  • На вкладке «Хранилище» обратите внимание на фильтры хранилищ. В типе документа «Хранилище» есть поле «Кладовщики» - сотрудники, которые могут выполнять операции по данному хранилищу (складу). Когда пользователь работает с документом движения, он может выбирать только те хранилища (склады), в поле «Кладовщики» которых он находится, благодаря этим фильтрам.
  • На вкладке «Форма» можно изменить набор отображаемых опций поля хранилище в шаблоне документа.
  • На вкладке «Транзакция» установлено добавление ссылки на текущий документ в поле «История движения» типа документа «ТМЗ». Поле «История движения» имеет тип «Таблица документов» ССЫЛКА , и, благодаря этому параметру, открыв любой ТМЗ (документ типа «ТМЗ») можно увидеть все документы типа «Движение ТМЗ», в которых выбран данный ТМЗ. Откройте поля типа документа «ТМЗ», чтобы увидеть настройки этой таблицы документов. Для установки столбцов таблицы здесь применяются различные методы поля «Хранилище»: получения названия хранилища прихода / расхода, получения цены / количества ТМЗ. Один из столбцов отображает поле «Поставщик» - это поле из «Движения ТМЗ» имеет тип справочника «Контрагент».

Маршрут типа документа «Движение ТМЗ» довольно прост.

  • Созданные документ оказывается на точке «Изменение», где у пользователя есть возможность отредактировать документ и провести операцию по складу.
  • Для операции проведения операции по складу, документ перемещается на точку «Проведено». Здесь выполняется «Запись» в поле «Хранилище» с использованием метода «Провести операцию». Этот метод приводит к тому, что данные, заполненные в таблице ТМЗ поля «Хранилище» отображаются на складе. Затем документ перемещается на точку «Пересчет итогов».
  • На точке маршрута «Пересчет итогов» актуализируются отчеты на складах. Откройте тип документа «Хранилище», перейдите на вкладку «Маршрут» и посмотрите на точку «Формирование отчета». Именно на эту точку перемещаются документ складов, задействованные в операции «Движения ТМЗ». На этой точке в поле «Остатки» записывается из поля «Хранилище» отчет по остаткам в данном хранилище на текущее время. На точке «Пересчет» «Движения ТМЗ» выполняется перемещение складов как раз на эту точку. В результате, открыв любой склад, можно видеть актуальные остатки на нем.
    На этой же точке выполняется регистрация «Движения ТМЗ» и формирование заголовков, которые отображаются в расшифровках отчетов (в зависимости от операции).

В общих чертах мы уже рассмотрели весь основной функционал управления складом. Осталось взглянуть на отчеты. Откройте, например, тип документа «Отчет по складу» (отчет по остаткам работает аналогичным образом, и мы его рассматривать не будем). Все самое интересное в отчете находится на точке маршрута «Формирование» в действии «Запись» в поле «Отчет», где вызывается соответствующий метод поля типа «Хранилище». Причем в отчете размещено свое собственное поле «Хранилище», в котором никаких данных нет. Но у любого поля типа «Хранилище» есть особенность — невзирая на наличие или отсутствие данные, оно может формировать отчеты, что и используется в этом случае. Кстати, у поля типа «Хранилище» есть еще один интересный метод «Получить отчет по документам».

В текущей реализации склада нет адресатов списания ТМЗ со склада. Вы можете легко продолжить цепочку: Контрагент → Приход на склад → (Перемещение на другой склад) → Списание, добавив к ней → Клиент (в роли клиента может выступать справочник «Контрагент» или любой иной). Создайте в типе документа «Движение ТМЗ» поле «Клиент» (типа «Ссылка» на «Контрагент» или иной справочник) и выведите его в шаблоны. В самом типе документа клиента («Контрагент») можно сформировать отчет по всем ТМЗ, которые на него списывались. Для этого в маршруте необходимо сначала запустить действие «Выборка» по всем документам типа «Движение ТМЗ» с фильтром по полю «Клиент» равному полю-переменной «ТЕКУЩИЙ ДОКУМЕНТ (ССЫЛКА)». Полученный результат (его нужно будет записать в некое поле, скажем, «Движения» типа «Ссылка» на тип документа «Движения ТМЗ») нужно будет передать в метод получения отчета по документам, чтобы отразить отчет по ТМЗ, полученным клиентом (поле «Отчет», в которое будет записан результат, должно иметь тип «Динамическая таблица».

Надеемся, это небольшое описание того, как реализован склад, позволит вам самостоятельно настроить его под нужды своей организации. Если у вас возникнут вопросы, прочитайте сначала описание поля «Хранилище» ССЫЛКА, а, если оно не поможет, задавайте вопросы в группе поддержки Doc-v.